¿Está bien organizado el trabajo en mi empresa?

como diseñar la organización y procesos en la empresas

Quién más, quien menos, la mayoría de nosotros hemos tenido en alguna ocasión la experiencia de trabajar en algún proyecto o formar parte de un equipo en el que la organización y procesos de trabajo simplemente no funcionaban. ¿Falta de liderazgo? ¿Caos? ¿Planificación inexistente? ¿A dónde conducen estas situaciones? A ineficiencias, retrasos en el cumplimiento de metas, falta de resultados, desentendimiento de algunos miembros del equipo, y mucha, mucha frustración.

 

Los problemas a que nos enfrentamos en una empresa donde la organización y procesos de trabajo están mal diseñados son los mismos que nos encontramos en un proyecto o equipo mal organizado, solo que la dimensión del problema y las consecuencias son mayores, hasta el punto de restarnos competitividad y perder cuota de mercado.

 

¿Cuáles son los síntomas de una mala organización y procesos? Los más visibles son la descoordinación, la duplicación de tareas, la existencia de tareas desatendidas, la falta de seguimiento, la improvisación, las urgencias, el cambio constante de prioridades y rumbo, la falta de “método”, la no asunción de responsabilidades y –en general- la sensación de “caos”.

 

La solución a estos males es sencilla: organización y método. Si hemos identificado algunos de los síntomas anteriores en nuestra empresa, lo primero que habría que hacer es identificar cuáles son los procesos clave de la empresa y hacer lo que se denomina reingeniería de procesos, mejorando su diseño para aumentar la eficacia y eficiencia de los mismos.

 

En dichos procedimientos se definirá claramente a qué ámbitos de la empresa afectan, quienes son los responsables de cada tarea, cómo se organizan y coordinan las diferentes tareas en el tiempo, cuál es el flujo de todo el proceso, cuáles son los inputs y los outputs del proceso y se establecerán los mecanismos de control, aprobación y seguimiento que se considere necesario para garantizar la ejecución eficaz y eficiente de todas las tareas contempladas en el procedimiento.

 

Un documento sobre cómo trabajar en la empresa

Todas estas directrices de la organización y procesos de trabajo en la empresa deben detallarse en un documento llamado “Procedimiento de trabajo”, que –una vez redactado- debe distribuirse a todas las personas que tengan algún papel que desempeñar en el proceso de que se trate.

 

Se trata de documentos “vivos” que se actualizan de forma constante en el tiempo para incluir mejoras en el procedimiento, aumentar su eficacia, simplificar tareas, etc. Cada mejora que se introduzca, debe documentarse y quedar por escrito en una versión actualizada del procedimiento, que se circulará nuevamente a todos los involucrados.

 

Aún a riesgo de parecer burocrático, el levantamiento de procedimientos de trabajo es la mejor manera de asegurar que las tareas se hacen como la Dirección considera deben hacerse, que todo el mundo hace las cosas de la misma manera y que se realiza el seguimiento y controles necesarios. Todo ello contribuirá a mejorar el rendimiento de nuestra empresa o departamento.

 

Nos queda una última reflexión por hacer. Una vez tengamos bien diseñados los procedimientos para los procesos clave de la empresa, debemos preguntarnos en qué medida nuestro modelo organizativo representa una ayuda o un obstáculo para del desarrollo fluido de dichos procedimientos. En la medida que nuestro modelo organizativo pueda suponer un obstáculo para un funcionamiento eficaz (por la fragmentación de los procedimientos o por cualquier otra causa), debemos estar dispuestos a introducir ajustes y cambios en el organigrama y eliminar dichos obstáculos.

 

Si en la empresa carecemos de las capacidades o experiencia necesarias para redefinir los procedimientos y el modelo organizativo, podemos acudir a alguna consultora de organización y procesos, lo que nos permitirá avanzar más rápido y aprovecharnos de su experiencia y conocimientos en la materia.

 

Si quieres ampliar información o que te ayudemos en el caso de tu empresa, ponte en contacto con nosotros.

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